発注担当者
発注をはじめて2ヶ月が経ちますが、在庫が多すぎたり、品切れしたり上手くいきません。時間もかかってしまいます。発注が下手な人と上手な人は何が違うんでしょう。
こんな悩みにお答えします。
◆読んでほしい人
- 発注を始めたばかりの初心者
- 発注量を決めるのに時間がかかる
- 発注が上手い人との違いが知りたい
◆本記事の内容
- 発注が下手な人の特徴
- 発注が上手い人の特徴
- 発注が上手い人は売り方も上手い
◆本記事の信頼性
この記事を書いている私は、
- 東証一部大手スーパー勤務歴25年
- 管理職歴（副店長・店長）5年
本当に現場で使える解説をしていきます。
◆本記事でわかること
- 「発注が下手な人と上手い人の違い」が理解できます。
- 「発注上級者の行動と考え方」がわかります。
発注歴25年の経験をもとに解説します。
「発注に不安を感じている、もっと上手くできるようになりたい」という方はぜひ、
最後まで読んでみてください。
大前提：発注はスーパーの買物と同じ
発注が下手な人と上手い人の違い？？
そりゃ、社員だし、チーフだし、社歴も長いんだから上手くて当然でしょ。
大抵の人は、そう答えるでしょう。
しかし、社員だから、チーフだから、長くやってるから発注が上手いとは限りません。
社員、チーフにかかわらず、上手い下手に分かれます。
- 両者の違いはどこからくるんでしょう？
- 上手い人に共通していることってなんでしょう？
- そもそも発注が上手いとはどういうことでしょうか？
今回はそんなお話をしようと思います。
発注はスーパーの買物と同じ
発注といわれると、なにか難しそうに感じるかもしれません。
しかし、みなさんが普段しているスーパーの買物と同じなんです。
例えば、近所のスーパーへ買物に行くとします。
何を作るか考えて、何をどれくらい買うかメモしてきている人は買物も速いし、余計なものも買いません。
お金はいくら持ってるか、いくらまで使っていいのかも、わかっているはずです。
でも献立を考えていなかったり、お金が財布にいくら入ってるかわからないと買物に時間がかかりますよね。
この他にも、
- 曜日別の献立
- 何人分作るか
- 何日分買うのか
- お弁当に入れるもの
- 次の買物はいつか
など・・いろんなことを事前に考え、買い物しながらも考えているはずです。
これをスーパーの発注に置き換えてみましょう。
- 財布にいくら持ってるか ➡ 予算
- 冷蔵庫に何があるか ➡ 在庫確認
- 献立を考える ➡ 販売計画
- 曜日別の献立 ➡ チラシの日替わり
- 何人分作るか ➡ 予想客数
- 何日分買うか ➡ 特売期間
- お弁当に入れるもの ➡ 売場レイアウト
- 次の買物日 ➡ 次回の発注日
このように発注に置き換えれば、何個仕入れるかということになります。
発注は特別なことではなく、普段の買物行動そのものなのです。
以上の前提をふまえて、発注が下手な人・上手な人の特徴を解説していきます。
発注が下手な人の特徴
- どうしよう間に合わないかもしれない
- 発注が多すぎて残ってしまった！
- また品切れして迷惑かけてしまった
初心者じゃなくても、こんな経験はあると思います。もちろん、速ければいいというわけではありません。
でも、発注時間の〆切は決まっていて、時間内に送信できなければ明日の入荷はゼロ。お店にもお客様にも迷惑をかけてしまいます。
あせってやった発注は精度も悪く、発注ミスも誘発させます。
在庫過多になったり、足りずに品切れ続出では、お客様の信用をなくします。
今回は、このように発注が下手な人と上手な人の違いと特徴を解説したいと思います。
◆発注が下手な人の特徴
- 在庫の管理ができていない
- データを見ながらやっている
- 昨日と同じ数字を入れている
- 完璧な発注数をねらっている
- 発注時間の確保もできていない
ひとつずつ解説します。
在庫の管理ができていない
3つのパターンがあります。
- 在庫を見ていない
- 在庫数を把握しきれていない
- 在庫の日付、鮮度管理ができていない
原因は発注時間に追われて在庫確認をおろそかにしている場合。
もうひとつは
- 在庫量が多すぎる
- 在庫アイテムが多い
- 在庫整理ができていない
在庫がひと目で分かるように整理整頓されておらず、全体が把握できない状態の場合です。
鮮度管理もせず、箱を開けてみたらもう販売できないということもあります。
買物をする時、冷蔵庫になにが残っているかわからないと買物しづらいですよね。自分の家の冷蔵庫内の期限切れや鮮度の管理もしていない状況と同じです。
データを見ながらやっている
発注でデータを見るのは1～2割くらいです。
なぜなら、データを見てる時間がないからです。
例えば、
100アイテムの商品の発注を1時間でする場合
ひとつずつ全部データを見ながらやっていては、到底間に合わないのです。
1アイテム25秒？短っ！と思った人もいるでしょう。
なぜ上級者はデータを見なくても発注ができるのかについては、「発注が上手い人の特徴」のセクションでお話します。
前日と同じ数量を入れている
これをやっているうちは、発注の上達はしません。
なぜなら、なにも考えず前日発注した数量をまねするだけでいいですから、ラクで簡単です。
例えば、
前日の発注量が、なぜその数量になり、適正だったか否か検証することなく同じ数量を入れるのは発注ではありません。
そこが抜け落ちています。だから、成長しないのです。
完璧な発注数をねらっている
ピタリ賞を狙いすぎているということです。
そもそもそんなホールインワンを求めること自体ナンセンスだと思っています。
その結果として、お客様の支持が増え、売上増につながるのです。
ねらいすぎる人は、データばかり気にして、頼りすぎる傾向があります。
なぜ迷うのか？
- 残るのが怖い
- 売りきる自信がない
- 品切れが怖い
- 自分に自信がない
- 怒られたくない
数量が決められない原因です。
対処法としては、80％くらいの精度で十分。ゴルフでいえば、グリーンに乗ればいいです。
あとは売る努力で帳尻をあわせましょう。
例えば、前回の特売でみかん箱が、90箱売れた場合
- 販売力ない人 ➡ 100箱発注し、95箱売れて5箱残
- 販売力ある人 ➡ 200箱発注して、150箱売れて50箱残
同じ店でも、発注担当者の販売力で売上は変わってしまいます。
確かに、5箱しか残らなかったので、発注精度としては良かったのかもしれません。
しかし、販売力があれば残った50箱もどうにか完売させるでしょう。結果200箱販売したことになるわけです。
残った50箱をどう完売させるかは腕の見せ所です。販売力がなければ、たった5箱でも売り切れずロスになるでしょう。
ここが売上と利益がでるかどうかの別れ道になります。
十分な発注時間の確保ができていない
発注の時間が、十分確保できていなければ良い発注はできません。
作業に追われ、時間を確保できていない方は以下のチェックをしてみてください。
◆スピード
- 動作が遅くないか
- 両手や道具を使いこなしているか
- 歩くスピードが遅くないか
◆効率
- もっと簡単にできる方法はないか
- 最短距離で動作・移動しているか
- ムダな作業に時間をかけていないか
◆優先順位
- 作業の順番は正しいか
- 発注後でもいい作業はないか
- 本当に自分がやるべき作業か
「発注作業の短縮と十分な発注時間の確保」両面からのアプローチが必要です。
プラス30分くらいの余裕がほしいですね。
では、発注が上手な人はなにが違うんでしょう？
次のセクションで解説します。
発注が上手い人の特徴
◆発注が上手い人の特徴
- データと情報は事前に確認している
- 仕分けをしながら在庫確認をしている
- 品出ししながら発注量を考えている
- 残った時の売り方も考えている
- 守りと攻めの発注を使い分けている
ひとつずつ解説します。
データは事前に確認している
普段から毎日見ているので、発注作業中はほとんど見ません。
普段からって、いつ見てるんでしょう。
- 出勤して作業に取りかかる前
- 作業が落ち着いた時
- 発注の直前
- 休憩時間
- 自宅
データの取扱は、機密情報なので慎重に行わなければいけませんが、プリントアウトしたりUSBに落としてパソコンで分析をしています。
毎日やっているので、いやでも数値は頭に入ってしまうというわけです。
もちろん、全く見ずに発注するわけではなく、ポイントとなる商品や金額の大きい商品はデータの確認をしています。
仕分けをしながら在庫確認をしている
入荷した商品の仕分けと在庫整理をしながら状況を頭に入れています。
もちろん、すべてを頭に入れる必要はなく、必要ならメモしておいてもいいと思います。
しかし、メモしておかなくては把握できないほどの在庫量と整理の仕方しかできていないのなら、まずは在庫の整理整頓から始めましょう。
品出ししながら発注量を考えている
発注の時に、さぁいくつ発注しようかなんて考えていません。
なぜなら、開店前や発注前の品出し時に、売場を見て
- 「この商品は品切れしてるな」
- 「この商品はまだ在庫あるな」
- 「2ケースじゃ足りなかったか…」
- 「全然売れてないな、場所変えるか」
品出ししながらすべての商品の状況と対応を考えているからです。
売場にあるすべての商品を発注するわけではありません。
発注すべき商品か否かも判断しているのです。
残った時の売り方も考えている
小売業の宿命として、発注数が販売数より多いのが通常です。
限定100個のような売り方はイベント時や超お買得品などごく一部です。
なので、残るということありきで発注も販売もしているということになります。
当然、品切れしないためです。
上級者は、残った商品の売り方が上手いのです。
- どこで販売するか
- いくらで販売するか
- 販売形態はどうするか
- 賞味期限はいつまでか
計画の段階でシミュレーションしているのです。
なので、なにがなんでも残らないように発注しなきゃという考えがそもそもないのです。
このような考え方や行動は、一般の生活の中でも見られます。
例えば、
- ご飯をたくさん炊きすぎてしまった
- カレーを作り過ぎてしまった
- お肉を買い過ぎてしまった
もし、こうなってしまっても料理をしたことのある人なら、
- 明日、チャーハンにしよう
- 明日の昼食に食べようかな
- 冷凍して次回に使おう
それぞれ対処法をしっているから、買い過ぎたり作りすぎたりしても全く心配しないはずです。
発注も全く同じです。
発注数が多く、売れ残った場合の対処法が分かれば怖くないのです。
発注の精度ももちろん大事ですが、売り方を覚えることの方がもっと大事です。
守りと攻めの発注を使い分けている
シビアな発注をする商品と売上アップのため大量に発注する商品と区別しています。
なぜなら、利益と売上のバランスを取るためです。
例えば、
- 売上を稼ぐ
- 利益を稼ぐ
- 客数アップ
商品を3つのグループに分け、それぞれ何のための商品か区別し、計画と発注をしています。
発注が上手い人は、データを参考にしてもデータに流されることはありません。
発注した商品はなにが何でも売り切る、売ってやるという責任感も持っています。
発注とは、リスクと責任をとることなのです。
まとめ：発注とはリスクと責任を取ること
今回は、イメージしやすく違いがわかりやすいように、普段のスーパーでのお買物する時の行動に例えてお話してきました。
発注業務は、コンテストをやっているわけではありません。
誰の発注が一番精度が良かったでしょう？ではないのです。
なので、発注だけ上手くても意味がないのです。
発注が多すぎたら販売を強化して売り切る努力でカバー。
販売量が期待できなければ、発注を抑えてロスを減らす工夫をします。
データを見て、データの通り商品を仕入れるのが発注ではないのです。
今回は以上です。
読めば読むほど、「この仕事は自分にあわないな…」と感じた方は下記の記事をどうぞ。
